Problem: Ich bin Hebamme, nutze als Abrechnungssoftware HERS-Die Hebammenabrechnung, und möchte KOVE-Die Kontoverwaltung nutzen, um die Zahlungseingänge meiner mit HERS erstellten Rechnungen automatisch maschinell zu prüfen.
Lösung: Einlesen einer durch SFIRM32
oder einem anderen Onlinebankingprogramm erstellten Datei im
STA-Format mit Beachtung der Besonderheiten für HERS-Die
Hebammenabrechnung, damit dort die Zahlungseingänge automatisch
eingelesen werden können. Zusätzliche Erläuterung der
Zahlungseingangsübernahme mittels HERS, Ihrer Abrechnungsoftware
für Hebammen.
1 . Hauptmenü
Start von KOVE-Die Kontoverwaltung. Dabei gehe ich davon aus, dass Sie bereits ein Konto angelegt haben. Hier wählen Sie dann den Menüpunkt „Laden von STA-Dateien“
2 . STA-Datei - Vorauswahl
Sie gelangen in ein Auswahlfenster, wo Sie die vorher
von Ihrem Onlinebanking-Programm zu Verfügung gestellte
STA-Datei auswählen können. SFIRM32 (
) , das Onlinebankingprogramm der Sparkassen vergibt zum Beispiel
Dateien mit Namen STA00001.STA. Bei SFIRM32 finden Sie diese im
Ordner SIC(
).
3 . Starten der Übernahme
Jetzt gelangen Sie in der Übernahme-Startfenster. Sie könnten hier noch Auszugsnummer und Datum, ab welchem eingelesen werden soll, ändern. Normalerweise sind diese Felder aber automatisch gefüllt und Sie brauchen nur „OK“ zu drücken
4 . Buchung einlesen
Für jede Buchung wird Ihnen obiges Fenster aufgemacht. Hier müssen Sie sich die Zeile per Doppelklick aussuchen, die als Grund in KOVE erscheinen soll. Damit HERS-Die Hebammenabrechnung in einer solchen Buchung einen Zahlungseingang für eine bestimmte Rechnung erkennt, muss man hier die Zeile auswählen, die die Rechnungsnummer enthält. Dabei ist darauf zu achten, das die Rechnungsnummer vollständig richtig ist (hier mit Strich und H). Ist das nicht der Fall, kann man auch manuell ändern, indem man die Taste „Gründe ändern“ betätigt.
5 . Besonderheit AOK-Sammelüberweisung
Die AOK Hessen verschickt Papier-Zahlungsbelege, wo alle Rechnungsnummer darauf angegeben sind, für die eine gemeinsame Überweisung erfolgt. Hier muss man über die Taste „Gründe ändern“ gehen.
Hier gibt es ein Zeile Zusatz, wo Sie alle auf Ihrem Papier-Zahlungsbeleg genannten Rechnungen eintragen müssen. Danach bestätigen Sie mit „OK“.
6 . Ende in KOVE
Diesen Buchungseinlese-Vorgang setzen Sie bis zum Ende fort.
7 . HERS-Übernahme -Start
Starten Sie Ihr Hebammenabrechnungsprogramm HERS-Die Hebammenabrechnung, betätigen Sie den Button „Zahlungsübernahme“. Man gelangt in Pfadauswahl zur KOVE-Kontenübersicht (Datenbank-Tabelle).
Den Pfad zur KOVE-Datenbank einmalig eingeben (er bleibt gespeichert) und mit „OK“ weiter.
Jetzt muss man die Datenbank(das Konto) auswählen, wo hinein man die STA-Datei eingelesen hat. Man wählt diese mit Doppelklick aus. Es wird folgendes Fenster geöffnet:
Es werden alle gefunden Zahlungseingänge angezeigt. Stimmt der Rechnungsbetrag, ist „Übernahme“ automatisch angeklickt. Wenn nicht, muss man das Häkchen selber setzen. Das muss man auch, wenn es eine Mehrfachüberweisung analog AOK gegeben hat. Dann muss man sich den Papierbeleg nehmen und überprüfen, ob der dort angegebene Betrag mit dem in der Zahlungseingangsübernahme angezeigten Rechnungsbetrag übereinstimmt.
Mit „OK“ erfolgt die Übernahme.
Hinweis: Abweichende Zahlungen (Unterzahlungen) kann man manuell in der FIBU anerkennen, ansonsten erwartet HERS eine Mahnung und die Rechnung wird unter „zu mahnende Rechnungen“ angezeigt.
Hinweis:
Fehlende Zahlungen: Bei falscher Rechnungsnummer werden die Zahlungen
nicht erkannt. Deshalb haben Sie in der FIBU(Button Zahlungen) die
Möglichkeit, nach der Zahlung zu suchen (siehe:
).
Damit ist der Vorgang der automatischen Zahlungsübernahme abgeschlossen. Für Fragen die dieses HowTo und die Hilfe von HERS und KOVE nicht beantworten können, stehe ich gerne zur Verfügung.
Volker Krause, im Dezember 2006
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